Das einfachste Kontenmodell für dein Business - Teil 1
Einer der größten Fehler, den ich bei Einzelunternehmerinnen und Freiberuflerinnen sehe, ist der mangelnde Durchblick bei ihren Businessfinanzen. Da laufen Zahlungen über das Privatkonto, sie wissen nicht genau, wieviel sie einnehmen und schon gar nicht, wie viel sie ausgeben und der Gedanke ans Finanzamt raubt ihnen den Schlaf. Dabei muss das gar nicht sein, denn ein simples Kontenmodell verschafft Abhilfe.
Zugegeben, ich stehe drauf, wenn Dinge easy und unkompliziert sind. Wenn alles klar ist und ich mir nicht zu viele Gedanken machen muss. Deswegen habe ich ein Kontenmodell, bei dem jedes Konto einem ganz bestimmten Zweck dient.
Dieses Kontenmodell möchte ich mit dir teilen, weil es deine Businessfinanzen auf das nächste Level heben und dein Leben um so vieles leichter machen wird.
Und so geht es:
Zuallererst brauchst du ein Businesskonto mit der Möglichkeit Unterkonten einzurichten (zum Beispiel das Businesskonto von N26*). Dein Hauptkonto ist das Einnahmenkonto. Daneben brauchst du folgende fünf Unterkonten:
Gehalt
Steuern
Rücklagen und Gewinn
Kosten
Investitionen
Bist du umsatzsteuerpflichtig solltest du noch ein weiteres Unterkonto einrichten, auf dem du nur die Umsatzsteuer sammelst. Dieses Geld gehört nicht dir, du sammelst es nur im Namen des Staates ein. Noch bevor du die anderen Zuteilungen vornimmst, wandert die Umsatzsteuer auf dieses Konto. Wenn du also 119 Euro eingekommen hast, überweist du 19 Euro auf das Umsatzsteuerkonto. Erst danach bedienst du die anderen Konten. Ich habe mein Umsatzsteuerkonto bei einer anderen Bank, damit es nicht zu Vermischung zwischen meinem Geld und dem Geld, das ich nur aufbewahre, kommt.
Verteile deine Einnahmen
Zunächst sammelst du alle Einnahmen ungeachtet der Quelle auf deinem Einnahmenkonto. Dazu gehören Beträge, die deine Kundinnen direkt auf dein Konto überweisen, aber auch Zahlungen, die du über Paypal oder einen Zahlungsanbieter wie elopage eingenommen hast. Jeder Cent, der reinkommt, wandert auf dieses Konto.
Von dort aus verteilst du deine Einnahmen auf deine fünf Unterkonten. Und zwar auf alle. Besonders auf dein Gehaltskonto. Denn genau wie bei privaten Finanzen gilt in deinem Business „Pay yourself first“. Von diesem Konto zahlst du dir jeden Monat ein Gehalt aus. Ja, jeden Monat. Ohne Ausnahme. Selbst wenn du mit nur 500 Euro monatlich startest.
Auf das Steuerkonto kommen die Beträge für Einkommenssteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer. Dort sammelst du die Beträge bis zum Zahltag. Niemals, niemals, niemals leihst du dir Geld von diesem Konto, um andere Kosten zu decken. Wenn die Versuchung zu groß ist, richte ein Konto bei einer anderen Bank ein, auf dem du deine Steuern sammelst. Aus den Augen, aus dem Sinn.
Auf das Kostenkonto kommen alle Beträge, die du zahlst, um dein Business am Laufen zu halten. Von Canva und WordPress über deine VA bis zu Versicherungen und IHK-Mitgliedschaft. Einfach alles, was dich etwas kostet. Alle Lastschriften, Daueraufträge und Überweisungen gehen von diesem Konto ab.
Auf das Investitionskonto zahlst du Beträge für Neuanschaffungen wie einen neuen Laptop, Kosten für eine Weiterbildung aber auch die ersten Gehälter für eine neue Mitarbeiterin, die du planst einzustellen. Dieses Konto funktioniert wie ein Spartopf, in dem du Geld ansammelst, um es später zu investieren.
Das Rücklagen/Gewinn-Konto hat zwei Funktionen. Zum einen sammelst du dort Geld, das dich im Falle eines Falles schützt. Es ist nicht dafür da, um regelmäßig angezapft zu werden, sondern tatsächlich nur, wenn irgendetwas richtig schief läuft und du sonst Gefahr läufst, pleite zu gehen oder dir das Finanzamt zum Feind zu machen. Nebenbei: Ich kann das schlechte Image des Finanzamts nicht bestätigen. Meiner Erfahrung nach arbeiten dort nette, hilfsbereite, verständnisvolle Menschen, die Fehler verzeihen, wenn du sie von vorne herein eingestehst. Zum anderen entnimmst du vom Rücklagen/Gewinn-Konto deine Gewinne. Also deine Belohnung dafür, dass du mutig bist und dein eigenes Unternehmen führst (selbst dann, wenn das Unternehmen nur aus dir besteht). Wieviel genau du in welchen Abständen entnimmst, bleibt dir überlassen. Ich persönlich entnehme alle sechs Monate die Hälfte dessen, was sich auf diesem Konto befindet.
Selbstverständlich habe ich habe ich mir die Summen, die jeweils auf die verschiedenen Konten wandern, nicht ausgedacht. Wie diese Beträge zustande kommen, erfährst du in Teil 2.
*Ja, um mehr als zwei Unterkonten nutzen zu können, brauchst du bei N26 ein Premiumkonto, das Kontoführungsgebühren kostet. Aber ganz ehrlich, ich zahle gerne dafür, dass ich meine Businessfinanzen perfekt im Blick habe und immer weiß, wie ich dastehe. Außerdem kannst du die Kontoführungsgebühr von der Steuer absetzen.